Digitalisieren Sie Ihre Akten für eine papierfreie Langzeitarchivierung, arbeiten Sie gleichzeitig, ortsunabhängig und rund um die Uhr mit Ihren Dokumenten und finden Sie schneller das, was Sie suchen: dank erleichterter Suchfunktion, durch Schlagwortvergabe und OCR-Erkennung innerhalb der Dokumente.
Was kann digitalisiert werden?
Wir unterstützen Sie bei der fachgerechten Digitalisierung von Dokumenten unterschiedlichster Formate. Auf unseren Großformatscannern (bis A0) verarbeiten wir Baupläne und größere Zeichnungen. Aktendokumente wie Personalakten, Verträge, Rechnungen o. ä. scannen wir mittels Hochleistungsscanner. Empfindliche Dokumente bis A3+ werden auf Wunsch berührungsfrei mit Hilfe von Buchscannern digitalisiert.
Vorteile von Digitalisierung
- Bessere Recherche nach Dokumenten
- Weniger Lagerplatz und -kosten
- Schneller, ortsunabhängiger Zugriff
- Bessere Verfügbarkeit der Akten
- Parallele Bearbeitung möglich
- Geringerer Aufwand der Aktenverwaltung
- Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
- Implementierung in bestehende Dokumentenmanagementsysteme möglich
Angebote der Digitalisierung
Beratung
Gemeinsam erarbeiten wir mit Ihnen Ihre Kundenanforderung mit Hilfe eines Fragenkatalogs und bieten Ihnen die Digitalisierung einer Probeakte an.
Transport
Der Aktentransport (Abholung / Rücktransport) erfolgt in sicheren verschließbaren Containern zu unseren Geschäftsräumen.
Vorbereitung
Natürlich bereiten wir Ihre Dokumente professionell vor, z. B. Entheften, Entklammern, Entfernen von Folien / Klebezetteln, Glätten und Kleben von Belegen, Sortieren und Strukturieren von Dokumenten.
Scannen
Ihre Dokumente können wir bis DIN A0 schwarz/weiß oder Farbe scannen (Auflösung nach Wunsch, OCR-Erkennung nach Bedarf, Überprüfung auf Vollständigkeit und Qualität).
Verschlagwortung
Mehr Zeit für wichtige Dinge: Wir bieten Ihnen die Indizierung von Schlagworten je Dokument an (z.B. Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Rechnungsnummer, Projektnummer, Projektbezeichnung, Kundennummer, Datum, Name, Adresse, usw.). So finden Sie in Zukunft schnell, was Sie suchen.
Lagerung
Während/nach der Verarbeitung bieten wir Ihnen gerne preisgünstige und sichere Lagerkapazität an.
Vernichtung
Auf Wunsch vernichten wir Ihre Akten (Sicherheitsstufe 4 nach DIN 66399; weitere Sicherheitsstufen auf Anfrage).
Bereitstellung
Die Übergabe der Digitalisate erfolgt per Cloud, Datenträger oder direkt in Ihr DMS.
Kontakt zu uns
Constanze Eiker
Abteilungsleiter*in Digitalisierung und Mediengestaltung
Tel. 0341 41 37-539
eiker.constanze@dud-leipzig.de
