Im Rahmen des Projektes wurden rund 2.000 Personalakten digitalisiert, qualitätsgesichert und für die weitere digitale Nutzung vorbereitet. Ziel war es, gewachsene Papieraktenstrukturen in eine strukturierte digitale Datenbasis zu überführen und damit die Grundlage für moderne digitale Personalprozesse zu schaffen.
So sieht der Digitalisierungsprozess aus:
- strukturierte Vorbereitung der Akten
- Scanprozess
- technische Bild- und Qualitätskontrolle
- Weiterverarbeitung der erzeugten Digitalisate
So wurde aus über 240 verschiedenen Dokumenttypen eine einheitliche digitale Aktenbasis.
Damit die digitalisierten Akten effizient genutzt werden können, erfolgten als nächstes:
- die Verarbeitung für die automatische Texterkennung (OCR) zur Volltextsuche,
- die strukturierte Ablage der digitalen Dokumente sowie die
- technische Aufbereitung für nachgelagerte Systeme und digitale Personalprozesse.
Die Digitalisierung der Personalakten schafft einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen, reduziert Such- und Laufzeiten und vermeidet unnötige Papierumlaufprozesse. Gleichzeitig entsteht eine belastbare digitale Grundlage für Recherche, Verwaltung, Auskunftsfähigkeit und zukünftige elektronische Workflows.
Für die Abteilung Digitalisierung und Dokumentenmanagement ist dieses Projekt ein wichtiger Nachweis dafür, dass Inklusionsunternehmen anspruchsvolle Digitalisierungsprojekte professionell, zuverlässig und technisch strukturiert umsetzen können. Moderne Projektarbeit, klar definierte Scanprozesse, Qualitätssicherung und sozialer Mehrwert greifen dabei ineinander.
Als Inklusionsunternehmen verbinden die Diakonische Unternehmensdienste in Leipzig fachliche Leistungsfähigkeit mit gesellschaftlicher Verantwortung. So entstehen Digitalisierungslösungen, die Arbeitsprozesse verbessern und zugleich Teilhabe sowie Beschäftigung ermöglichen.
Kontakt zu uns
Frank Zenker
Abteilungsleiter*in Digitalisierung und Mediengestaltung