Dokumentenmanagement

Unabhängig von der Größe oder der Branche eines Unternehmens entstehen täglich große Mengen unterschiedlicher papierbasierter Dokumente. Diese Fülle an Papier muss sortiert und archiviert werden. Hinzu kommt der große Aufwand bei der Suche von Dokumenten im Altakten-Archiv, das über die Jahre hinweg sehr groß werden kann.

Mit der Digitalisierung von Dokumenten können Papiermengen erheblich reduziert und der Belegschaft eine aufwendige und zeitintensive Suche nach Dokumenten erspart werden.

Vorteile von Digitalisierung

  • Bessere Recherche nach Dokumenten
  • Weniger Lagerplatz und -kosten
  • Schneller, ortsunabhängiger Zugriff 
  • Bessere Verfügbarkeit der Akten
  • Parallele Bearbeitung möglich
  • Geringerer Aufwand der Aktenverwaltung
  • Gewährleistung der langfristigen Lesbarkeit von Dokumenten
  • Implementierung in bestehende Dokumentenmanagementsysteme möglich

Angebote der Digitalisierung

Beraten
Gemeinsame Erarbeitung der Kundenanforderung mit Hilfe eines Fragenkatalogs, Digitalisierung einer Probeakte

Transportieren
Der Aktentransport (Abholung / Rücktransport) erfolgt in sicheren verschließbaren Containern zu unseren Geschäftsräumen.

Vorbereiten
z.B. Entheften, Entklammern, Entfernen von Folien / Klebezetteln, Glätten und Kleben von Belegen, Sortieren und Strukturieren von Dokumenten

Scannen
bis DIN A0 schwarz/weiß oder Farbe, Auflösung nach Wunsch, OCR-Erkennung nach Bedarf, Überprüfung auf Vollständigkeit und Qualität

Verschlagworten
Indizierung von Schlagworten je Dokument (z.B. Auftragsnummer, Lieferscheinnummer, Rechnungsnummer, Projektnummer, Projektbezeichnung, Kundennummer, Datum, Name, Adresse, usw.)

Einlagern
während / nach der Verarbeitung

Vernichten
Sicherheitsstufe 4 nach DIN 66399 (weitere Sicherheitsstufen auf Anfrage)

Bereitstellen
auf CD, DVD, USB-Stick, externe Festplatte oder online (VPN-gesicherten FTP-Server), kompatibel zu bestehenden Dokumentenmanagementsystemen

Was ist DUd digital?

Kontakt zu uns

Anke Mühlberg

Frau  Anke Mühlberg
Abteilungsleiterin Dokumentenmanagement

Tel. (0341) 41 37-540
muehlberg.anke@dud-leipzig.de

Teaser Angebotsanfrage

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Druck

Großformatdruck

Die Diakonischen Unternehmensdienste bieten Druck-, Kopie- und Scandienstleistungen für Großformate an.